Hur man organiserar ett gruppfödelsedagskort för ett distansteam

Börja med ett lättviktigt födelsedagssystem

Välj att behålla födelsedagar. Fråga varje lagkamrat privat om de vill att deras födelsedag bekräftas och vilken information som kan delas. Spela in datumet utan födelseår, begränsa tillgången till de personer som behöver det och gör det enkelt att välja bort det senare.

Tilldela en roterande arrangör eller en People-team-ägare. Starta kortet tre till fem arbetsdagar före födelsedagen; globala team behöver det längre fönstret.

• Bekräfta att personen är bekväm med att firas
• Välj en arrangör och en privat signeringskanal
• Ställ in en deadline i minst två relevanta tidszoner
• Bestäm om kortet står ensamt eller åtföljer ett samtal eller gåva

Ett femstegs fjärrarbetsflöde för födelsedag

1. Välj ett omslag som känns som dem.En favoritfärg eller diskret design är ofta mer personlig än ett generiskt festtema.
2. Seed kortet.Lägg till ditt eget meddelande och be en lagkamrat att lägga till ett foto eller delat minne innan den bredare inbjudan.
3. Skicka den privata länken.Använd en kanal utan födelsedagspersonen och inkludera deadline, tidszon och exempel på vad folk kan lägga till.
4. Gör asynkront deltagande normalt.Kräv inte ett livesamtal. Låt folk komma in i varje tidszon när deras arbetsdag börjar.
5. Leverera vid en betänksam tidpunkt.Schemalägg kortet för mottagarens morgon, eller öppna det under en kort valfri fest.

Kopiera detta meddelande till teamet

"Sam fyller år nästa tisdag och vi gör ett kort från laget. Lägg till en kort anteckning, foto eller GIF senast måndag kl. 16.00 London / 11.00 New York: [link]. Sam kommer inte att se kortet förrän det levereras."

För en stor kanal, följ med en påminnelse dagen innan. Skicka personliga knuffar endast till personer som arbetar nära mottagaren; ingen ska känna sig övervakad för att ha missat en social uppgift.

Få det att kännas personligt utan att göra det besvärligt

Ge bidragsgivare uppmaningar: "Vad uppskattar du med att arbeta med Sam?", "Vilket ögonblick fick dig att skratta?" eller "Vad hoppas du att det här året kommer att ge?" Uppmaningar ger mer varierande meddelanden än en blottad förfrågan om att skriva under.

Undvik antaganden om ålder, familj, alkohol, religion eller hur någon tillbringar sin födelsedag. Varma, arbetsplatssäkra sedlar och ett kort de kan öppna privat ingår som standard.

Lägg bara till en gåva när det hjälper

Ett kort är redan en komplett gest. Om ditt team också ger en kupong, bok eller matleverans, be en person hantera den och kontrollera att gåvan fungerar i mottagarens land. Valuta, leveranstäckning och skatteregler kan förvandla en enkel idé till admin.

Lägg bara in gåvolänken eller ett foto av gåvan i ett meddelande om det inte visar inlösenkoder för varje undertecknare. Skicka känsliga koder direkt till mottagaren.